บทความในตอนนี้จะสรุปให้เห็นขั้นตอนเป็น phases ต่างๆเมื่อองค์กรตัดสินใจแล้วว่าจะนำ ERP systemsมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน

       Life cycle of an ERP project

   การขึ้นระบบ ERP มีขั้นตอนซึ่งจำแนกตาม life cycle ได้ดังต่อไปนี้

   1) Project preparation

   2) Requirement engineering (RE)

   3) ERP solution selection

   4) Technical planning

   5) Change management and training plan

   6) Implementation and deployment planning

   7) Configuration

   8. Custom coding

   9) Final preparation

   10) Go-live

1) Project preparation

   เป็นการจัดทำ initial planning เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมในเรื่อง การนำ ERP มาใช้ในองค์กร ซึ่งถือว่าเป็น Vision and planning phase โดยมีสิ่งที่ต้องทำสรุปได้ดังนี้

   1.1) ประเมินความต้องการขององค์กร

โดยทำการศึกษา Business strategy and processes จะมีการถามคำถาม เช่น

•    Do we need an ERP system?

•    Are we ready for an ERP system?

•    Is installation of an 3RP system aligned with our business strategy?

   1.2) กำหนดขอบเขตของโครงการว่าจะทำในระดับ Module หรือ ระดับ Business integration

   1.3) จัดตั้ง Steering committee และ Project team

2) Requirement engineering (RE)

   เป็นขั้นตอนการรวบรวม Requirements จากทุกผู้เกี่ยวข้อง โดยแบ่งเป็น Sub-phase ดังนี้

•    Requirement elicitation เป็นขั้นตอนการสอบถามและรวบรวม Requirements จากผู้เกี่ยวข้อง

•    Requirement representation เป็นขั้นตอนการนำ Requirements มา set up เป็น Model

•    Requirement validation เป็นขั้นตอนการปรับปรุง Requirements จาก End users และ Stakeholders

   Outputs ของขั้นตอนนี้ก็คือ Business blueprint (Documents containing requirements in the forms of model) ซึ่งในระหว่างที่ทำจะมองเห็นโอกาสในการปรับปรุง Business processเดิมด้วย

3) ERP solution selection

   จาก Requirements, model และ blueprint ที่รวบรวมและพัฒนามาจะมีการเลือก โปรแกรม ERP system ที่เหมาะสมในการเลือกจะมีการเจรจาต่อรองกับ Software vendors และ Implementation partnersที่เกี่ยวข้อง

4) Technical planning

   ใน System requirements จะระบุรายละเอียดของ Hardware และ Software ที่จะใช้ ซึ่ง Hardware requirements มักจะระบุ Technology, application servers, database servers, networking ที่จะต้องใช้ใน ERP systems ที่เรากำลังจะเลือก

เมื่อลึกลงไป ใน Operating system ก็ต้องระบุว่า จะใช้ Linux, Solarisหรือ MS Windows

   ในเรื่อง Database ก็ต้องระบุ เช่น Oracle, DB2, MySQL หรือ SQL server เป็นต้น ส่วน Networking ก็ต้องระบุว่า เป็น Client/server architecture อย่างไร และจะสามารถเข้าถึงผ่าน Intranet และ Internet อย่างไร นอกจากนี้ก็จะต้องตอบคำถามเกี่ยวกับ Data security ว่าทำอย่างไร และ System availability (24*7 วัน) ก็จะต้องระบุให้เห็น พร้อมเรื่อง Backup system

5) Change management and training plan

   สำหรับหลายองค์กรการนำ ERP มาใช้เป็นเรื่องใหม่ การทำเรื่องฝึกอบรมให้ End users เป็นเรื่องสำคัญเพราะ End users ไม่คุ้นเคย รู้สึกยากและอาจต่อต้านได้ การทำ Communication and training plan จึงสำคัญ อาจถือว่าเรื่องนี้เป็น A change management strategy ที่สำคัญขององค์กรที่ต้องผลักดันเพราะกระทบต่อทุกคน

ที่มา : Enterprise Resource Planning : A Managerial Perspective, Veena Bansal, Pearson

บทความโดย
รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล
ที่ปรึกษา คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น