ERP ถูกพัฒนาเพื่อตอบโจทย์ เมื่อผู้บริหารธุรกิจไม่สามารถมองเห็น An integrated view of the business

แม้ว่าการพัฒนาคอมพิวเตอร์ที่เกิดขึ้นตั้งแต่ในทศวรรษ 1960s จะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่ก็เป็นไปในแต่ละหน่วยงานย่อยที่แต่ละหน่วยต้อง maintaining data on many different computer systems ทั้ง hardware และ software

ในช่วง 1960s ระบบเศรษฐกิจยังขึ้นอยู่กับภาคคการผลิต และกลยุทธ์การแข่งขันที่สำคัญที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ก็คือ produce volumes at low cost (economies of scales)

การพัฒนาในช่วงทศวรรษ 1970s เริ่มมีการคิดค้นระบบ Material Requirement Planning (MRP) ทำให้ธุรกิจไม่จำเป็นต้อง afford to keep unlimited inventory เหมือนในทศวรรษก่อน และต่อมาก็มีการพัฒนา Manufacturing Resource Planning (MRP II)

วัตถุประสงค์ของ MRP ก็คือ automated manual procedures for planning and controlling production schedules

• MRP มักประกอบไปด้วย Modules ต่างๆ ต่อไปนี้
  – Master production schedule
  – Material requirement planning
  – Bill of materials
  – Inventory control
  – Capacity requirement planning
  – Rough cut capacity planning (high level resourc analysis)
  – Routing/work centers
  – Shop floor control
  – Sales order processing
  – Detailed order processing
  – Purchasing and receiving
  – Forecasting
  – Finance and accounting (MRP II)
  – Payroll/ personnel (MRP II) 

ในทศวรรษ 1970s บางบริษัทใช้ ERP ในรูปแบบ MRP เริ่มประสพปัญหาทั้งในด้าน องค์กร ด้านเทคนิค และด้านคน อีกทั้ง ระบบERPในขณะนั้นถูกวิจารณ์ว่าเป็น IBM mainframe system ซึ่งต้องลงทุนสูง จึงมีการปรับปรุงพัฒนาต่อมาเป็น Enterprise Resource Planning (ERP) ที่ใช้กันจนถึงทุกวันนี้

ERP systems จึงประกอบไปด้วย function-specific modules ที่ถูกออกแบบให้ interact กับ modules อื่นๆ ด้วย

ERP จากมุมมองทาง IT

• ERP ส่วนใหญ่จะทำงานอยู่บน three-tier-client server architecture ได้แก่
  – a central database server
  – an application server
  – a presentation server

ปัจจุบันโปรแกรมประเภท Microsoft SQL Server ช่วย supports ERP systems โดย Hardware มักมีลักษณะ a couple of gigabytes of RAM and RAID-3 disks with a capacity of roughly 100 GB

UNIX and MS windows operating systems ถือว่าเป็น two major operating systems used by ERP software

Stages ในการพัฒนา ERP ในองค์กรอาจแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน ได้ดังนี้

1) Initial stage องค์กรจะเริ่มโดย automate ระบบ Transaction Processing system (TPS) วัตถุประสงค์เพื่อลด functional cost องค์กรจะต้องการ some knowledge of IT โดยลงไปที่พนักงานบางคน พนักงานส่วนใหญ่ยังไม่ถูกกระทบ ฝ่ายจัดการจะลงทุนเกี่ยวกับ IT ไม่มากนัก แต่จะเริ่มได้เห็นประโยชน์จากการใช้งานชัดเจนมากขึ้น

2) Second stage (Contagion) เริ่มมีการทำ more standard processes ในอีกหลายๆหน่วยงาน เริ่มเอา TPS, MIS ไปทำ automate กับระบบงานอื่น ฝ่ายจัดการเริ่มคาดหวัง better results พนักงานก็เริ่มรู้สึก relax กับเทคโนโลยีมากขึ้นและช่วยกันพัฒนานวัตกรรมร่วมกันมากขึ้น

3) Third stage (Control) ฝ่ายจัดการจะคาดหวังการใช้ ERP แบบที่จะได้ Return on Investment (ROI) ที่ดีจากการใช้ ERP พนักงานที่เป็น middle management จะยอมรับการใช้ IT และเริ่มใช้ IT ประกอบการตัดสินใจในกิจกรรมต่างๆ พนักงานแต่ละคนจะถูกมอบหมายงานที่มีความเกี่ยวข้องต้องใช้ IT Applications

4) Final stage (Integration) เป็นการใช้ ERP ทั่วทั้งองค์กร มีการพัฒนา Central database รวมทั้ง applications เป็นช่วงที่ถือว่า all users สนใจและใช้ IT ทั่วทั้งองค์กร ฝ่ายจัดการเริ่มมอง IT investment เป็นการลงทุนไม่ใช่เป็นค่าใช้จ่าย

แต่ละ stage อาจใช้เวลา 6 – 7 ปี

• ERP systems ที่ดีควรทำให้เกิด Information Systems ที่องค์กรเอาไปใช้ทำประโยชน์ ควรเอื้อทั้งต่อการบริหารธุรกรรม และวิเคราะห์เพื่อบริหารจัดการธุรกิจ โดย Information Systems สำคัญ ประกอบไปด้วย
  – Transaction Processing System (TPS)
  – Management Information Systems (MIS)
  – Decision Supporting System (DSS)
  – Executive Supporting System (ESS) 

MRP systems ถูกออกแบบให้เชื่อมโยงกับเรื่องยอดขาย เพื่อกำหนด the requirements for raw materials for production และพัฒนาต่อเนื่องให้สามารถเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่นๆในองค์กร เช่น Sales, distribution, production, finance and accounting, HR เป็นต้น

ที่มา: Enterprise Resource Planning: A Managerial Perspective, โดย Veena Bansal

บทความโดย
รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล
ที่ปรึกษา คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น