การจะนำERPไปใช้ในองค์กรจะต้องยอมรับว่าจะต้องมีการลงทุนและค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ทั้งในส่วนการพัฒนาระบบ และค่าใช้จ่ายในการ Implement ระบบซึ่งเกี่ยวข้องกับทั้งเวลาและคน รวมทั้งขนาดของกิจการ เป็นต้น เราอาจสรุปปัจจัยที่ส่งผลต่อCosts of ERP ได้ดังนี้

• จำนวนผู้ใช้ (Number of users)

• จำนวนหน่วยงาน (Number of sites)

• จำนวนของอุปกรณ์ต่อเชื่อม (Number of interfaces required)

• จำนวนประเภทของงานที่จะต้องใช้ (Number of modules implemented)

• จำนวนของบริษัทที่จะใช้ (Number of companies of the organization)

• จำนวนหน้าจอที่แสดงข้อมูล (Number of electronic data interfaces)

• จำนวนของการปรับซอฟท์แวร์ให้สอดคล้องกับงาน (Number of modifications required in the software)

• จำนวนของรายงานวิเคราะห์ที่ต้องมี (Number of distinct reports to be generated)

เป็นต้น

ข้อมูลการสำรวจในประเทศสวีเดนพบว่า ขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจมีผลต่อต้นทุนการลงทุนและค่าใช้จ่ายดำเนินการ ในเเง่ของเม็ดเงิน แต่เนื่องจากธุรกิจขนาดใหญ่มีกำลังในการสร้างรายได้สูงดังนั้นเมื่อคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ สัดส่วนค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ ERP ต่อรายได้รวมจึงต่ำ สรุปผลการสำรวจได้ดังนี้

Revenue (usd).    Cost as % of revenue

<15.                          3.45

16-50.                       2.15

51-250.                     2.36

251-750.                   1.31

>750.                         0.38

นอกจากนี้ยังพบว่าองค์ประกอบของค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบและค่าใช้จ่ายอื่นๆ เวลาลงทุนใน ERP ประกอบไปด้วย

Software.          24.2%

Hardware.         18.5%

Consulting.       30.1%

Training.            13.8%

Project team.    12.0%

Other.                 1.4%

ค่าใช้จ่ายข้างต้นถือว่าเป็นต้นทุนทางตรง (Direct cost)ที่จะเกิดขึ้นระหว่างการพัฒนาและทดลองก่อนที่จะเกิดการใช้งานจริง นอกจากนี้ยังอาจเกิดค่าใช้จ่ายอื่นๆ ซึ่งเรียกว่าต้นทุนทางอ้อม (Indirect cost) เช่น

• • • Low productivity cost จากการที่พนักงานไม่เข้าใจระบบใหม่ๆหรือ จึงทำงานไม่มีประสิทธิภาพ

    • Dedication to explore potential of the system มีต้นทุนของเสลาในการทำความเข้าใจ

    • Employee motivation การไม่ได้รับความร่วมมือจากพนักงาน ทำให้การดำเนินงานเรื่องนี้เป็นไปได้ช้า เป็นต้นทุนทางอ้อมชนิดหนึ่ง

    • Changes in salaries พนักงานบางส่วนอาจกลัวเรื่องการเอาระบบมาใช้แล้วจะตกงาน บางคนก็ลาออกกลางคันระหว่างการพัฒนาระบบ บริษัทอาจต้องพิจารณาปรับปรุงเงินเดือนให้เหมาะสมเพราะภายใต้โครงการนี้พนักงานถือว่าถูกยกระดับความรู้ความสามารถเพิ่มขึ้น

หลังจาก Go-live อาจต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอีกเช่น

• Running cost ที่จะต้อง run ระบบERP ต่อเนื่อง เช่นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ System support staff และ Infrastructure ในบางแห่งกำหนดไว้ 20%ของTotal project cost

• Upgrades and maintenance เนื่องจาก Software ที่พัฒนาขึ้นในตอนแรกอาจมีความล้าสมัย เมื่อเวลาผ่านไปจึงอาจต้องเปลี่ยนVersionใหม่อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้ 

บทความโดย
รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล
ที่ปรึกษา คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น