ERP เป็นการวางแผนการใช้ทรัพยากรทุกประเภทร่วมกันบนกระบวนการทำธุรกิจที่เชื่อมโยงทุกหน่วยงานเข้าด้วยกัน ทำให้สามารถนำข้อมูลที่เกิดขึ้นมาใช้ประโยชน์ในการกำหนดกลยุทธ์ การวางแผนการขับเคลื่อนธุรกิจให้มีประสิทธิผล เกิดประสิทธิภาพมากกว่าเดิม โดยปกติการจัดทำ ERP ต้องมีการทำ IT System เข้ามาช่วยในการวางระบบ การพัฒนาระบบ ERP ให้มีในองค์กร ปกติมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นโดยมักจะอยู่ประมาณ 1%-3% ของรายได้ทั้งหมดของธุรกิจ

ในที่นี้จะขออธิบายสรุปเกี่ยวกับ ประโยชน์ ( Benefits)ของ ERP ดังต่อไปนี้

1) Strategic benefits

• ERP ช่วยสนับสนุนการสร้างให้เกิดการเติบโตของธุรกิจทั้งในปัจจุบันและอนาคต ทำให้บริษัทสามารถรับมือกับธุรกรรมที่จะมีมากขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโต นอกจากนี้ ERP ทำให้มีข้อมูลประกอบการตัดสินใจได้ดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยปรับปรุงให้วงจรการทำงานสั้นลง และช่วยนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ออกมาได้เร็วขึ้น

• ERP ช่วยให้ระบบงานย่อยในหน่วยงานต่างๆเชื่อมโยงเข้าหากัน รวมทั้งกรณีไปควบรวมกับกิจการอื่น จะเชื่อมโยงระบบง่ายขึ้น

• ERP ช่วยให้ฝ่ายจัดการเห็นข้อมูลทำให้วิเคราะห์จุดอ่อน จุดแข็งได้ชัดเจน นำไปสู่การกำหนดกลยุทธ์ได้เหมาะสมและทันการณ์ เป็นประโยชน์ในการวางแผนกลยุทธ์

• ERP ช่วยทำให้เกิด Streamlined and efficient processes ช่วยให้เกิดการประหยัดต้นทุน จนอาจสามารถเป็น Cost leader ในอุตสาหกรรม 

• ERP ช่วยให้มีการทำ Customized products and services เสนอให้ลูกค้าได้ง่ายขึ้น เพราะERP ช่วยให้สามารถวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องสามารถมาช่วยกันตอบโจทย์ดังกล่าวได้ดีกว่า รวดเร็วกว่าเดิมเพราะระบบงานถูกเชื่อมโยงกัน

• ERP ช่วยปรับปรุงการทำงานในองค์กรเกิดความยืดหยุ่นกว่าเดิม

• ERP ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ส่งผลดีทำให้ความสัมพันธ์กับ Customers และ Suppliers ดีขึ้น 

• ERP ช่วยลดค่าใช้จ่ายทางการตลาด ช่วยเพิ่มส่วนแบ่งการตลาด 

• ERP ช่วยให้องค์กรมีภาพลักษณ์ที่ดีในการเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยี 

• ERP ช่วยสร้างให้องค์กรมี Competitive advantage ของตนเองและกลายเป็น Market leaderได้

2) Operational benefits

• Cost reduction

• Reduced labor cost เพราะ ERP ช่วย automateในการทำงาน ช่วยเชื่อมโยงการทำงานของระบบต่างๆเข้ามา ทำให้ลดขั้นตอนที่ซับซ้อน

• Inventory cost reduction ช่วยลดต้นทุนการขนส่งและเก็บรักษา (Carrying cost) ทำให้การวางแผนการผลิต การขาย การบริหารคลังสินค้าทำได้ดีขึ้น

• Administrative cost reduction ช่วยลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสาร หรือค่าใช้จ่ายการขนย้ายเอกสาร เป็นต้น

• Cycle time reduction ช่วยแก้ปัญหาในองค์กรหรือให้ลูกค้า ซึ่งในอดีตอาจมีลักษณะวนไปมา โยนกันมาไม่จบเสียที

• Customer support activities ช่วยบริหารจัดการการบริการลูกค้า ตั้งแต่เลือกสินค้า ชำระเงิน รวมถึงบริการหลังการขายได้ดีและเร็วกว่าเดิม

• Employee support activities ช่วยทำให้พนักงานทำงานบรรลุเป้าหมายได้ดีและเร็วกว่าเดิม เกิดการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ สามารถใช้ข้อมูลและรายงานมาพัฒนาและปรับปรุงงานได้ดีกว่าเดิม

• Supplier support activities การติดต่อ ประสานงาน และ การทำงานร่วมกับคู่ค้า ทำได้ดีกว่าเดิม

3) Managerial benefits

Management เป็นเรื่องการจัดการทรัพยากร การตัดสินใจ การจัดการให้เกิดผลประกอบการที่ดี ซึ่งต้องอาศัยข้อมูล การที่ ERP มี Availability of data จะตอบโจทย์เหล่านี้ ทำให้องค์กรสามารถนำมากำหนดวิธีการสร้าง Competitive Advantage ขึ้นใหม่ได้ เพราะประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่เกิดจาก ERP นำไปสู่ การปรับปรับปรุง Service quality เป็นต้น

4) Organizational benefits

• ERP ช่วยพัฒนาพนักงานทั้งในด้านความรู้เกี่ยวกับธุรกิจในด้านต่างๆ และช่วยเพิ่มทักษะของพนักงาน

• ERP ช่วยทำให้กระบวนการทำงานในและระหว่างหน่วยงานเกิด Seamlessly integrated process

• ERP ช่วยทำให้เกิด Improved interpersonal communication เพราะพนักงานต่างๆจะต้องช่วยและร่วมกันทำงานมากขึ้น

5) Intangible benefits

ได้แก่

• Enhance customer and vendor satisfaction

• Increased flexibility

• Improved resource utility

• Improved information accuracy

• Improved decision capability

• ช่วยเพิ่มพูนประสบการณ์แก่พนักงาน

ซึ่งต้องเตรียมหาวิธีการวัด รวมทั้งการตีมูลค่าต่อไป

การเกิดประโยชน์เวลาใช้ ERP นั้นจึงต้องกำหนดผลลัพธ์เป็นเป้าหมายใหชัดเจน เช่น

• การลดลงของ Customer complaints จำนวน 10% เมื่อเทียบกับปีก่อน

• การลดลงของ Inventory ลง 5% จากปีก่อน

เป็นต้น

ที่มา : Enterprise Resource Planning : A Managerial Perspective, Veena Bansal, Pearson

บทความโดย
รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล
ที่ปรึกษา คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น