บทความในตอนนี้จะสรุปให้เห็นขั้นตอนเป็น phases ต่างๆเมื่อองค์กรตัดสินใจแล้วว่าจะนำ ERP systemsมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน

       Life cycle of an ERP project

   การขึ้นระบบ ERP มีขั้นตอนซึ่งจำแนกตาม life cycle ได้ดังต่อไปนี้

   1) Project preparation

   2) Requirement engineering (RE)

   3) ERP solution selection

   4) Technical planning

   5) Change management and training plan

   6) Implementation and deployment planning

   7) Configuration

   8. Custom coding

   9) Final preparation

   10) Go-live

6) Implementation and deployment planning

   ระหว่างที่เจรจาต่อรองและเลือก ERP system องค์กรต้องพัฒนา ERP implementation plan คู่ขนานกันไปด้วย และกำหนดเวลาที่โครงการจะแล้วเสร็จ เช่น 1-2ปี เป็นต้น

7) Configuration

ERP system มีลักษณะตอบโจทย์ทั้งในรูปแบบ Module ของแต่ละแผนก และยังมีส่วน Integration ที่เชื่อมโยงทุก Modules เข้าด้วยกัน Configuration เป็นกระบวนการที่เชื่อมโยงดังกล่าว โดยมีกลไกเพื่อสรุปข้อมูลนำไปสู่ Solutions ที่องค์กรต้องการ ซึ่งโจทย์เหล่านี้จะถูกระบุไว้ใน RE phase (Outputs ของ RE phase จะเป็น Inputs ของ Configuration phase)

ERP software ที่มาช่วยทำงานใน Configuration phase นี้ จะต้องประกอบไปด้วย

•    Relational database system ซึ่งประกอบไปด้วยจำนวนตารางต่างๆ ภายในตารางจะมีข้อมูของตัวแปรต่างๆที่เกี่ยวข้อง

•    Functions ที่จัดการข้อมูลในตารางต่างๆเหล่านั้น

8) Custom coding

ในระหว่างการนำ ERP system ที่เลือกลงมาทำ Mapping กับ Business requirements อาจมีช่องว่างเกิดขึ้น เจ้าของโครงการอาจทบทวนดู ถ้าพบว่า Business process ของเราไม่เหมาะสม ก็อาจทำการ Re-engineering กระบวนการใหม่ แต่ถ้ายืนบันว่ากระบวนการทำงานของเราดีอยู่แล้วก็อาจร้องขอให้ Vendorทำการ

เพิ่ม หรือ ปรับปรุง ซึ่งถูกเรียกว่า Custom coding

9) Final preparation

ใน Phase นี้ กิจกรรมต่างๆได้ถูกทำในโครงการจนเกือบเสร็จสิ้นแล้ว จะเป็นช่วงการทดสอบระบบเพื่อให้แน่ใจก่อนนำไปใช้อย่างเป็นทางการ ระบบมี Accuracy, completeness และ Performance ที่ดี หากพบมีความผิดพลาด หรือต้องปรับปรุงก็ต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จและทดสอบอีกครั้ง

10) Go-live

เมื่อมั่นใจว่าพร้องใช้อย่างเป็นทางการ คืออยู่ในขั้นที่เรียกว่า Go-live มีคำแนะนำว่านอกจากประกาศวันเวลาอย่างเป็นทางการแล้ว ควรจะเตรียม Helpdesk ไว้ตลอด 24*7 เวลา และคอยติดตามการทำงานรวมทั้งผลที่เกิดขึ้นโดยตลอด 

ที่มา : Enterprise Resource Planning : A Managerial Perspective, Veena Bansal, Pearson

บทความโดย
รศ.(พิเศษ) ดร.กฤษฎา เสกตระกูล
ที่ปรึกษา คณะเศรษฐศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น